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9 de março de 2018

PEN/SEI no âmbito da administração pública federal

Inovação liberta a Administração Pública do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais.

sollicita

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é disponibilizado como Software de Governo. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa.

Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O Ministério do Planejamento utiliza o SEI em conjunto com sua plataforma PEN (Processo Eletrônico Nacional).

Entenda melhor essa inovação:

O que é o Sistema Eletrônico de Informações? Quais seus objetivos e serviços?

Ministério do Planejamento - O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de gestão de processos e documentos administrativos. O SEI permite a produção, a edição e a assinatura de documentos, assim como o trâmite e controle de processos administrativos de forma eletrônica. Inclusive, possui um conjunto de serviços que possibilitam a integração com outros sistemas finalísticos.

O SEI foi um software originalmente desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e escolhido mediante uma consulta pública. Desde então, tornou-se a solução de processo eletrônico adotada no Governo Federal, no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN). As informações acerca do PEN/SEI estão dispostas no endereço http://www.planejamento.gov.br/pensei/.

E o PEN?

Ministério do Planejamento -O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. O PEN possui atualmente quatro produtos: SEI, Solução de tramitação entre órgãos, Protocolo Integrado e o aplicativo móvel do SEI.

Como eles foram formulados?

Ministério do Planejamento -

​​O PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).​

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi ofertado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) no âmbito da Consulta Pública n° 01/2013, para ser a solução de processo eletrônico do Processo Eletrônico Nacional (PEN).

A Portaria Conjunta nº 3/2014 institui o modelo de governança do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional.

A Solução de tramitação entre órgãos foi concebida devido à necessidade da comunicação eletrônica dos processos entre distintos órgãos.

O Protocolo Integrado foi idealizado a partir de uma obrigação de transparência ativa por parte do governo, e para otimizar a prestação de um serviço público, disponibilizando para sociedade um canal único de consulta sobre as tramitações de documentos e processo autuados no âmbito da administração pública federal.

O aplicativo móvel do SEI foi concebido devido à necessidade de mobilidade e facilidade de uso do SEI nas comunicações eletrônicas, andamentos processuais, assinaturas e visualização de documentos em dispositivos móveis.

Quem os mantêm? E quem administra o desenvolvimento destes produtos?

Ministério do Planejamento - O SEI é de propriedade do TRF4 que o mantém, administra e controla suas versões.

A Solução de tramitação entre órgãos, o Protocolo Integrado e o aplicativo móvel do SEI estão sob a gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, responsável pelo desenvolvimento e futuras evoluções.

Como eles são atualizados?

Ministério do Planejamento -Quanto ao SEI há uma forma colaborativa, na qual todo participante do PEN poderá habilitar-se para desenvolver novas funcionalidades, porém sempre sob a coordenação do MP e anuência do TRF4.

A Solução de tramitação entre órgãos, o Protocolo Integrado e o aplicativo móvel do SEI são atualizados pelo MP.

Quais outros órgãos públicos podem usar?

Ministério do Planejamento - Todos os órgãos que queiram utilizar o SEI devem ter a anuência do TRF4. A cessão de direito de uso do SEI para órgãos da Administração Pública direta, autárquica e fundacional das esferas federal, municipal e estadual deve ser formalizada ao tribunal. As demais soluções do PEN podem ser viabilizadas solicitando ao MP e as orientações estão disponíveis no endereço: http://www.planejamento.gov.br/pensei/.

Como o SEI é disponibilizado para as outras instituições públicas? tem custos?

Ministério do Planejamento - Para que uma instituição possa receber e utilizar o SEI é necessário que assine um Acordo de Cooperação Técnica com o TRF4, sendo cedido gratuitamente.

O PEN/SEI também está acessível a municípios (pequenos) ou instituições menores? Tem algum custo para aderir a essa solução?

Ministério do Planejamento - A cessão do direito de uso do SEI não faz restrição por tamanho de município ou instituição e é sempre cedido gratuitamente, respeitadas as formalidades necessárias para obtenção do sistema.

O que o outro órgão público vai precisar ter para usar o PEN/SEI? Por exemplo, um servidor para manter e etc.

Ministério do Planejamento - Os componentes do sistema e a infraestrutura necessária para implantação do SEI estão descritos em manuais no Portal do Software Público - Comunidade SEI (https://softwarepublico.gov.br/social/sei), que detalha algumas arquiteturas de referência, para melhor entendimento da comunidade usuária.

Quais as vantagens de utilizar o PEN/SEI? No que ele auxilia?

Ministério do Planejamento -

 Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);

 Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;

 Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;

 Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;

 Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;

 Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;

 Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;

 Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;

 Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.

Outras instituições podem desenvolver um produto parecido?

Ministério do Planejamento - Conforme o Decreto 8.539/15, toda instituição da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional deverá implantar um sistema de processo eletrônico administrativo. Além disso, a Portaria Normativa nº 17/2018 dispõe que:

“Art. 3º Fica vedada a realização de despesa para contratação, prorrogação contratual e/ou substituição contratual relativas a sistemas informatizados de controle e movimentação de processos administrativos eletrônicos diferente daquele disponibilizado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.”

Que cuidados as instituições devem ter ao usar o SEI? que cuidados com o documento eletrônico?

Ministério do Planejamento -

        - Quanto ao SEI e seu código-fonte, a partir da assinatura do Acordo de Cooperação Técnica, há o compromisso, entre outros, de:

 Zelar pelo uso adequado do sistema, com o compromisso de utilizar os dados que forem disponibilizados somente nas atividades que, em virtude de lei, lhes compete exercer;

 Não transferir o sistema a terceiros, a título oneroso ou gratuito, sob pena de extinção imediata do direito de uso, bem como de responsabilização por danos porventura ocorridos.

Quanto aos documentos eletrônicos, os cuidados devem ser os mesmos de qualquer sistema de informação de serviços públicos. No uso dos recursos de tecnologia da informação adequados, deve-se zelar pela integridade, disponibilidade e confidencialidade dos dados, bem como a salvaguarda e preservação de documentos, por meio de rotinas de backup e adoção das melhores práticas para segurança e recuperação dos dados em caso de incidentes.

Poderiam enviar exemplos da utilização do SEI? Com resultados concretos para o MP?

Ministério do Planejamento -

 Eliminação por completo do recebimento de documentos em papel nos Protocolos do Ministério por meio da iniciativa “protocolo eletrônico”. Com ela, os cidadãos, pessoas físicas ou jurídicas demandantes de requisições ao ministério são orientados na utilização de um sistema que integra-se ao SEI. Neste contexto, todos os documentos que estejam em papel são digitalizados e incluídos em um processo administrativo no SEI, modernizando a atividade administrativa, racionalizando o uso dos espaços físicos e aperfeiçoando a gestão documental do Ministério.

 Descentralização da atividade de instrução processual. Todos os servidores do ministério têm autonomia para criar algum tipo de processo, fornecendo maior celeridade e eficiência para as atividades administrativas e disseminando o conhecimento dos processos de negócio da instituição.

 A possibilidade de tramitação de processos, para mais de uma unidade administrativa ao mesmo tempo, reduziu o tempo médio de tramitação para a conclusão de determinadas demandas.

Qual o papel do MP em relação ao PEN/SEI?

Ministério do Planejamento - O MP é o coordenador do PEN/SEI e responsável pela operacionalização do modelo de governança do SEI no âmbito da administração pública federal.

Imagem: reprodução

Fonte:
Sollicita
Autor:
Aline de Oliveira
Publicado em:
7 de março de 2018

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